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El sector de la construcción por su naturaleza fluctuante es uno de los más exigentes con respecto al control financiero, la planificación y el cumplimiento normativo. En la actualidad no basta con ejecutar correctamente un proyecto, las constructoras que realmente crecen y se mantienen eficientemente en el mercado son aquellas que gestionan profesionalmente su carga administrativa.
En Trazo y Construcciones hemos identificado que muchos de los problemas en obra no comienzan en el terreno, comienzan en la oficina:
Una problemática muy frecuente es el retraso en el ingreso a obra en la fecha acordada por falta de control documental, ya que, debemos tener en cuenta que para inicio de labores en obra e ingreso de los colaboradores, se debe cumplir con todos los requisitos de Seguridad y Salud en el Trabajo exigidos por el proyecto, lo cual incluye generalmente afiliaciones vigentes al sistema de seguridad social, documentación contractual completa y validaciones exigidas por el cliente o interventoría. Cuando no existe un control administrativo riguroso y se presentan situaciones como carpetas de colaboradores incompletas, pólizas sin tramitar, contratos sin formalizar o afiliaciones sin validar, simplemente no autorizan el ingreso, y cada día de retraso impacta cronogramas, costos indirectos y reputación. Lo mismo ocurre con la formalización del contrato principal del proyecto, ocasionando que el incumplimiento puede comenzar incluso antes de poner el primer ladrillo.
Otra situación crítica que hemos evidenciado como empresa es el descuadre en los registros contables por falta de información clara sobre deducciones y amortizaciones. En este sector es común que los pagos incluyan diferentes tipos de deducciones como lo son:
Si no existe una gestión administrativa organizada y una comunicación fluida con el cliente, estos valores no siempre se registran correctamente, provocando estados de cartera con saldos incorrectos, cuentas por cobrar infladas o subestimadas, afectando tanto la contabilidad como la planeación del flujo de caja.
Adicional a esto, encontramos una situación aún más delicada, que es el poco control real de los costos por proyecto, dado que, si no llevamos un seguimiento detallado por centro de costos o proyecto, los directivos terminan tomando decisiones basadas en percepción o intuición, y en la realidad puede ocurrir que un proyecto pueda estar generando pérdidas silenciosas mientras otro está siendo rentable, pero al no contar con una separación clara, uno termina “apalancado” en el otro, y la empresa termina considerando que sus proyectos están siendo rentables cuando en la práctica solo algunos proyectos lo están siendo.
En nuestra experiencia, hemos podido identificar que estos problemas no son falta de capacidad técnica en obra, sino que son consecuencia directa de una gestión administrativa no profesionalizada.
Por ejemplo, en los inicios de Trazo y Construcciones llevábamos una contabilidad general, sin separar la información por centros de costos o por proyecto, en ese momento esto parecía suficiente, pero a medida que empezamos a ejecutar diferentes proyectos al mismo tiempo se nos presentó una gran dificultad, la cual era que no podíamos identificar con claridad la rentabilidad real de cada proyecto, puesto que, los ingresos y gastos se mezclaban en el resultado global de la empresa, lo que impedía a nuestros directivos tomar decisiones basadas en datos específicos, y de este modo si un proyecto tenía sobrecostos o baja rentabilidad, era difícil detectarlo a tiempo, esa situación nos llevó a evolucionar y organizar la contabilidad por centros de costos por proyecto y actividad. Desde entonces, podemos hacer seguimiento en tiempo real a cada obra, identificar su estado financiero actual y tomar decisiones oportunas, con base en datos reales y no cuando ya es demasiado tarde.
Por esto, desde Trazo y Construcciones siempre hacemos la misma recomendación a empresas del sector construcción: No esperen a crecer para organizar la casa.
No importa si la empresa está comenzando, si es pequeña, mediana o ya tiene varios proyectos en ejecución, la gestión administrativa no es un “lujo” para cuando haya más ingresos, sino que es una base que debe construirse desde el inicio, porque podemos tener muchos proyectos, buena ejecución en obra y clientes satisfechos, pero si no llevamos un control claro de los gastos, de los ingresos, de la cartera y del flujo de caja, tarde o temprano eso impactará nuestra capacidad operativa. Además, la gestión administrativa no es solo contabilidad, esta involucra tanto áreas financieras, como operativas y de recursos humanos.
Por eso nuestra recomendación es clara: Desde el inicio, estructuren procesos administrativos sólidos, definiendo controles, responsabilidades, seguimiento financiero y documental.
Por último, queremos recordar que en construcción no todo se define en la obra, mucho de lo que determina si una empresa crece o se estanca pasa en la parte administrativa, podemos tener buenos proyectos, buenos equipos y mucha experiencia técnica, pero si no tenemos orden, control y claridad en los números, el riesgo siempre va a estar presente. Profesionalizar la gestión administrativa no es complicarse la vida, al contrario, es tener tranquilidad, saber dónde estamos parados y poder crecer con bases sólidas, porque construir bien también significa administrar bien.
¡La obra se construye en el terreno, pero la estabilidad de la empresa se construye en la administración!
